home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Acorn RISC PD-CD 1 / Acorn RISC PD-CD 1.iso / utilities / powerbase / pbasedoc / passwords < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-08-28  |  8.9 KB  |  165 lines
  1.                 Password protection and related matters
  2.                 =======================================
  3.  
  4. Powerbase is able to provide three levels of password protection. None of
  5. the sample databases has any passwords set, so you may examine the password-
  6. setting dialogue box which is accessed from the 'Miscellaneous' submenu. If
  7. passwords have been  defined then an attempt to open the database leads to a
  8. request for a password.  This is not readable as you type it in; all the
  9. characters are replaced by hyphens. If Powerbase does not recognize the
  10. supplied password it bleeps and prints an error message in red then prompts
  11. for the password to be re-entered.
  12.  
  13. The lowest password level is 'Read'. A user opening a database with the
  14. 'Read' password will be allowed to browse and search, examine validation
  15. tables and print lists, but not much else. Many of the buttons on the keypad
  16. will be shaded (the same ones as are shaded during printing and indexing, in
  17. fact) and so are quite a few menu items. In particular, the whole of the
  18. 'Miscellaneous' submenu is unavailable, thus preventing you from getting at
  19. the other passwords!
  20.  
  21. The next level, 'Write', allows more operations. Everything on the keypad is
  22. now allowed, including the altering, creation and deletion of records. You
  23. may also create indices and create and edit validation tables. What you
  24. still cannot do is change the other passwords or alter the size and
  25. structure of the database by means of options on the icon bar menu.
  26.  
  27. The top level is 'Manager'. Now, at last, you are allowed to set and alter
  28. passwords, as well as use all the icon bar menu options. Passwords may be up
  29. to 10 characters long and are case-specific. Note that when you are setting
  30. the two lower ones they can be read but the 'Manager' password appears even
  31. here as a row of hyphens. Take care not to forget it! If no passwords at all
  32. are set you have full 'Manager' rights so you may ignore the password
  33. facility altogether if you are the only user of the database.
  34.  
  35. If you decide to use passwords you may not wish to use all three levels of
  36. protection and are not compelled to do so. You may set a 'Manager' level
  37. password only, leaving the other two blank. When you attempt to open the
  38. database in such circumstances the password-entry window appears because
  39. Powerbase can't read your mind and doesn't know whether you're the Manager
  40. and wish to enter your password or whether you're a lower-level user being
  41. given limited access without needing a password. If the latter you would
  42. simply click on 'OK' or type RETURN, thus entering a null password. This
  43. would give you 'Write' access. If you set the 'Manager' and 'Write'
  44. passwords then entering a null password as described would give you 'Read'
  45. access.
  46.  
  47. Of course it makes no sense to set a low-level password and leave a higher
  48. level one blank! Powerbase will prevent you from doing this in the following
  49. way. If there is a 'Read' password but no 'Write' password Powerbase makes
  50. the 'Write' password the same as the one for 'Read'. Similarly, if there is
  51. a 'Write' password and no 'Manager' password the latter is made the same as
  52. the 'Write' password. This means that setting only the 'Read' password
  53. actually makes all three passwords identical. At what level are you then
  54. admitted when you enter this password? 'Manager', of course - otherwise you
  55. could never get 'Manager' level access again! The rule is a simple one: when
  56. two or more of the passwords are identical you are always given the higher
  57. level rights when using that password.
  58.  
  59. Option buttons in the password-setting window
  60. =============================================
  61. As well as the icons for the three passwords you will see eight option
  62. buttons or "switches" which may be used to enable or disable certain
  63. features of Powerbase so that you can customise your database to some
  64. extent. The reason for putting them here is that they may only be altered by
  65. someone who has 'Manager' rights since that is the only access level which
  66. allows you to open this dialogue box. All the switches except the last
  67. ('Log changes') are 'on' by default so that all the named features are
  68. enabled. If you deselect any of these switches the feature concerned will
  69. cease to operate immediately and will remain inoperative every time the
  70. database is opened unless you set the switch to re-enable it.
  71.  
  72. The first switch determines whether or not the keypad is displayed when the
  73. database is open. You might want to make a database application in which
  74. only a limited selection of control buttons - perhaps 'start', 'end',
  75. 'next', 'previous' and 'search' - are to be used. This can be done by
  76. placing the required buttons on the record screen itself (see 'Create') and
  77. suppressing the keypad by deselecting its switch in the 'Passwords' window.
  78. You might also wish to prevent the main menu and/or the icon-bar menu from
  79. appearing when the user clicks MENU. Another switch stops the keystroke
  80. equivalents of the keypad buttons from operating.
  81.  
  82. The fifth switch ('Data export') causes the 'Export subset' and 'Export CSV'
  83. entries on the main menu to be shaded, thus cutting the user off from these
  84. facilities. The sixth ('Reports') does the same for the 'Print' function.
  85.  
  86. Duplicate primary keys
  87. ----------------------
  88. The last switch determines whether the database is allowed to have repeating
  89. primary keys or not. As mentioned elsewhere ('Create') the primary key
  90. should, ideally, be unique for each record. Sometimes the very nature of the
  91. data will make it so but, if this is not the case, you can enforce primary
  92. key uniqueness by deselecting this switch. Any attempt to enter a record
  93. which would have a primary key identical to one which already exists will
  94. then result in an error message and the new record will not be placed in the
  95. file. 
  96.  
  97. If you decide to allow duplicate primary keys (and this is the default,
  98. remember) you might still want to be warned that such a key is about to be
  99. created. The last choice on the icon-bar's 'Utilities' submenu allows you to
  100. turn this warning on or off. When the item is ticked an attempt to create a
  101. duplicate key causes a message to be displayed with the choice of cancelling
  102. the operation or going ahead and accepting record with the repeated key. If
  103. the item is not ticked the record is written to the file with no warning.
  104. Note that this option is under 'Manager' control since that's the only level
  105. which gives access to the 'Utilities' submenu.
  106.  
  107. Please note that the two paragraphs above refer only to the PRIMARY key.
  108. Other, subsidiary, keys which are generated when you create an index on some
  109. other field (see 'Indexing') are NOT subject to these restrictions and may
  110. be repeated many times.
  111.  
  112. Log changes
  113. -----------
  114. When this switch is selected Powerbase will maintain a log which notes when
  115. the database is opened and closed and details of many significant changes
  116. made to the records. The following changes are logged:-
  117.  
  118.         (1) Creation of a new record.
  119.         (2) Deletion of a record.
  120.         (3) Shifting a record to another subfile.
  121.         (4) Changing one or more fields in a record.
  122.         (5) Changing a field globally throughout a subfile.
  123.         (6) Creating an index.
  124.         (7) Balancing an index.
  125.         (8) Changing the primary key
  126.         (9) Reformatting the database.
  127.        (10) Merging data from another database.
  128.        (11) Importing CSV-type data.
  129.  
  130. Note that in cases (9)-(11) no details of the changes are logged; simply the
  131. fact that the event took place and, in (10) and (11), the name of the source
  132. database or file. Changes to validation tables are not logged. (6) and (7)
  133. record the name of the index involved. (8) records the previous primary key
  134. structure. 
  135.  
  136. To start a log file select the switch in the 'Passwords' window. A 'Save'
  137. box will appear offering you a default filename ("Log") and a default path
  138. for the log file. The latter points to the database directory itself, so
  139. simply clicking the 'OK' button in the 'Save' box, or typing RETURN, will
  140. create an open file there called "Log". You may, of course, type in some
  141. other name and drag the file icon to any filer window you wish. This is
  142. especially useful if the database is used independently by several people
  143. and you wish to vet its usage, since the pathname of the log file is never
  144. displayed during normal use.
  145.  
  146. As long as the 'Log changes' switch remains selected the log file will be
  147. opened whenever the database is opened. The title of the database is
  148. recorded and the password level at which entry was achieved. This takes the
  149. form of a number with the following meaning:-
  150.  
  151.                 0       no password required
  152.                 1       read only
  153.                 2       read/write
  154.                 3       manager
  155.  
  156. The date and time is also recorded.
  157.  
  158. When you close the database the log file is also closed, the date and time
  159. being again recorded.
  160.  
  161. All changes logged indicate in which subfile the change was made. If it
  162. involves moving a record to a different subfile the destination subfile is
  163. noted. When fields are altered both the old and new contents are logged.
  164.  
  165.